Kanban metodunda Servis Ritim toplantıları

Kanban metodu, olaylara servis gözlükleri ile bakmayı önerir. Servis gözlükleriyle bakmak; organizasyon içerisindeki her bir çalışanı, takımı veya departmanı sistem düşüncesi içerisinde bir bütün olarak değerlendirmeyi gerektirir. Olaylara sistem düşüncesinde yaklaşmanın en büyük faydası; süreçleri bir bütün olarak değerlendirme kabiliyeti kazandırmasıdır. Sistem düşüncesini en iyi ifade eden sözlerinden biri Dr. W. E. Deming ‘e aittir:

“Ne yaptığını bir süreç olarak tanımlayamıyorsan, ne yapacağını bilmiyorsundur.” — Dr. W. E. Deming

Servis gözlükleri ile olaylara bakmanın ilk adımı, her şeyi süreçler şeklinde görmekten geçmektedir. Organizasyon içerisinde, olayları süreç olarak tanımlama alışkanlığı kazandıktan sonra birçok konu kendiliğinden çözülür:

1. İşlerin başlangıç ve bitiş noktaları artık netleşir. Çünkü olaylar artık süreç olarak tanımlanmıştır.

2. Müşterilerle ilişkilerde güven seviyesi artar çünkü söz verme noktası bellidir. Söz verme noktasını devreye alabilmek için olayları süreç olarak görmek ve tanımlamak gerekir.

3. İsraf noktaları daha rahat tespit edilir. Çünkü olaylar artık süreç olarak tanımlandığından dolayı, israf noktalarının hangi adımda gerçekleştiği daha kolay görünebilir.

4. Takımlar arasında ilişkiler daha rahat koordine edilebilir. Çünkü büyük değer akışları artık süreç olarak tanımlanmıştır.

5. Ölçümlemeler daha kesin ve doğru yapılır. Çünkü olaylar artık süreç olarak tanımlanmıştır.

Organizasyonlar birbirlerine bağlı karmaşık süreçlerden oluşan canlı yapılardır. Müşterilerin beklentilerini anlamak ve memnuniyetini artırmak için bu karmaşık süreçleri çözümlemek; iyileştirmek için olaylara servis gözlükleri ile bakmak büyük avantajlar sağlar.

Organizasyonlar birbirlerine bağlı karmaşık süreçlerden oluşan yapılardır

Olaylara servis gözlükleriyle bakılmasıyla, yöneticilerin çalışanları yönetmek yerine, süreçleri yönetmeye odaklanma şansları artar. Böylece, çalışanlar süreçlerin etrafında kendi kendilerine organize olarak; otonom şekilde müşterilerinin beklentilerini tam olarak karşılama fırsatı elde edebilirler.

Takım seviyesinde servis ritim toplantılarında aşağıdaki konu başlıkları değerlendirilir.

1- İş teslim sürelerimiz yeterli mi? Daha da iyileştirebilir miyiz?

2. Günlük/haftalık/aylık bazda bitirilen iş sayımız (throughput) yeterli mi? Daha da iyileştirebilir miyiz?

3. Hatalı üretim oranımız nedir? Bu oranı daha da aşağıya çekebilir miyiz?

4. İyileştirme önerileri var mı?

Takım kendisinden beklenenleri karşılıyor mu?

Takım seviyesinde yapılan servis ritim toplantılarının diğer isimleri de şöyledir: Takım retrospektif toplantıları veya otopsi toplantıları. Diğer bir ifadeyle, geçmişe yönelik değerlendirme toplantılarıdır.

Servis ritim toplantılarının ne sıklıkla yapılacağı, her takımın kendi bileceği bir konudur. Süre olarak bir saate yakın sürmesi beklenir.