Kanban Metotu ve Değer Akışları

Ne yaptığını bir süreç olarak tanımlayamıyorsan, ne yaptığını bilmiyorsundur.” — Dr. W. E. Deming

Kanban metodunun üçüncü pratiği olan akışı yönet, akış değeri ve işi yönetin; çalışanların kendi kendilerini yönetmesine izin verin prensibine dayanır. Akış, bir işin bir durumdan farklı bir duruma geçmesi demektir.

En basit akış örneği olarak kişisel Kanban tahtası gösterilebilir. İlk iş durumu “Yapılacak”, sonraki ikinci iş durumu “Yapılıyor” ve son iş durumu ise “Tamamlandı” bölümüdür. Bu akışa giren bir iş, belirtilen üç iş durumundan akarak tamamlanır. Akışı yönetmeden önce, “görselleştirme” ve yapılan “işleri sınırla” pratiklerini devreye almakta fayda vardır.

Akış ne kadar sürtünmesiz ve hızlı olursa o kadar iyidir. Çünkü ortaya konan değere bir an önce kavuşulmuş olur. Akış mantığı demek; sistem içerisinde darboğazların olabileceğini kabul etmek ve bu dar boğazlara karşı tetikte olmak demektir.

Alan bilgisi

Akışı yönetmeden önce akışı ortaya koymak gerekir. Akışın hakkını verebilmek için, içerisinde bulunulan alan bilgisini (bankacılık, sigortacılık, insan kaynakları, araç kiralama, yazılım geliştirme(vb) ve bu alana ait aktiviteleri iyice kavramak şarttır.

Örnek vaka çalışması: İnsan Kaynakları

Bu vaka çalışmasındaki amaç, büyük bir yazılım firmasındaki insan kaynakları departmanının değer akışlarını çıkarıp, Kanban metoduna uygulanışını ortaya koymaktır. Kanban metodunun pratiklerini ortaya koymadan önce, tüm akışı hikayeleştirmek; rolleri, aktiviteleri ve iş tiplerini keşfetmek son derece önemlidir. İşte yazılım uzmanı bulma hikayesinin kısa versiyonu :

Yazılım bölüm müdürü, yeni bir yazılım uzmanı ihtiyacı için insan kaynaklarına müracaat eder. İnsan kaynakları bu ihtiyaç için ilan hazırlar ve yayına alır. Gelen özgeçmişleri yazılım departmanı ile birlikte değerlendirerek en uygun uzman bulunur.

Bu yazılı hikaye tüm detayları içermemektedir. Metin üzerindeki mevcut akışlar çıkarılmaya kalkıldığında; gözden kaçan roller, aktiviteler ve iş tipleri olabilir. Bu tür problemlerle baş edebilmek için, yine Kanban metodunun işaret ettiği görselleştirme pratiğinden hareketle aynı hikayeyi “Domain StoryTelling” [1] metodunu kullanarak görselleştirip, baştan bakalım.

Bu hikayemizde, bahsedilen yazılım uzmanı ihtiyacını karşılamak için toplam yedi akış noktası keşfedilmiştir. Her bir adımın kimden geldiği, ne istendiği ve çıktısı detaylı bir biçimde ortaya konmuştur. İK sürecinin “Domain StoryTelling” metodu ile görselleştirilmesinin ardından aktiviteler Kanban tahtasında kolayca yerini alabilir.

Kanban tahtası soldan sağa doğru akan bir nehir gibi düşünülebilir. Bu akış her zaman istediğimiz gibi gerçekleşmeyebilir. Örneğin, sisteme sokulan aşırı iş miktarında kaynak eksiklikleri ve bağımlılıklardan dolayı tıkanmalar ve hatta akışın durma noktasına geldiği zamanlar olabilir. İşte tam bu noktada, görselleştirme pratikleri sayesinde “her düzeyde liderlik eylemlerini teşvik edin” prensibi hayata geçirilebilir.

Kanban tahtası vasıtasıyla İK için değer akışlarını görselleştirerek, mevcut akışı yönetmek çok daha kolay hale gelir. Akış içerisinde akacak olan; iş tipleridir.

İnsan kaynakları sürecini yönetmek için sadece üç kolondan oluşan bir Kanban tahtası da (Yapılacak > Yapılıyor > Bitti) iş görebilirdi ama tam bir çözüm sağlayamazdı. Kanban metodu, Kanban tahtasının çok ötesinde bir potansiyele sahiptir.

Organizasyonların en çok zorlandıkları noktalardan birisi de koordinasyon noktasıdır. Çünkü, doğru zamanda, doğru işi, doğru ekibe yaptırabilmek kolay değildir. İşte bu aşamada, değer akışlarını “Domain StoryTelling” metodu ile hikayeleştirip sonrasında Kanban pratikleri uygulandığında; koordinasyon problemine karşı sağlam bir tedbir alınmış olur.

Yukarıdaki Kanban görseli içerisinde değer akışları ve takımların katkı noktaları net bir biçimde gösterilmektedir. Bu değer akışı sayesinde doğru zamanda, doğru işi, doğru ekibe yaptırma fırsatı yakalanır. Yani, “İş şu an hangi aşamada”, “Kim hangi işle uğraşıyor?”, “Bir sonraki adım nedir ?” sorularının cevapları görsel bir şekilde cevaplanmış olur.