Kanban Metodunda tahminleme yaklaşımları

Yeni gelen bir istek/gereksinimi nasıl etiketliyoruz ? Bu iş büyük bir iş mi ? Küçük bir iş mi ? Yoksa orta büyüklükte mi ? Task mi ? Story mi ? Yoksa Feature mi ? Bu soruların yerine işin tüm adımları ön görülebiliyor mu diye sorgulamak daha önemlidir.

Bu iş ne zaman biter …. ?

Eğer gelen işlerin ne zaman biteceğini hesaplamak için oturup zaman harcıyorsak bu iyi değildir, hatta israf noktasıdır çünkü tahminleme (estimation), özellikle yazılım sektöründe değişken ve çabuk bayatlayan bir çıktıdır. İstenen ideal durum şudur; SLA limitlerini referans göstererek, asgari veya hiçbir efor harcamadan bu soruya cevap verebilmektir, buna öngörüde (forecasting) bulunmak denir.

Tahminleme (estimation) ve öngörüde (forecasting) bulunmak farklı şeylerdir. Türkçemizde her iki aktivite için “tahminleme” fiilini kullanma eğilimindeyizdir. Tahminleme (estimation) yapmak zaman alıcı bir iştir. Öngörüde (forecasting) bulunmak ise hızlı ve efektiftir. Özetle amacımız olabildiğince tahminleme yapmaktan kaçınarak (#noestimates), eforumuzu işin kendisine vermek olmalıdır.

SLA nedir ?

SLA (Service Limit Agreement) bizleri tahminleme (estimation) yapmaktan kurtaran önemli bir mekanizmadır. Kanban Metodunda yeni gelen bir işin Kanban tahtasında azami ne kadar kalacağı, SLA (Service Limit Agreement) limiti ile sınırlandırılır. SLA limiti takımdan takıma, organizasyondan organizasyona değişiklik gösterebilir.

Örneğin bir takımın SLA limiti 21 gün ise bunun anlamı şudur: “Sevgili müşterim, bana verdiğin ve benim de bitirmek için söz verdiğim bu işi, azami 3 hafta -21 gün içerisinde %85 ihtimalle bitireceğim” demektir.. %85 ihtimalini daha yükseklere çıkarmak sizin elinizdedir. Elbette öncesinde SLA limitlerine sağlıklı bir şekilde karar vermek için ekibimizin iş teslim sürelerini (lead time) ölçmenizi ve buna göre bir SLA limiti söylemenizi tavsiye ederim.

Söz verme noktası

Örnek Senaryo -1 — Bilinen bilinenler

Bilinen — bilinenler ile uğraşıyorsa risk düzeydedir. Eğer yapılacak işin tüm adımları ön görülebiliyorsa ve SLA limitleri geçilmeyecekse, o zaman bu gelen yeni işi kabul edip (commitment point), Kanban tahtasına alabiliriz. Bu talebi açan müşterimize herhangi bir tahminleme (estimation) eforu vermeksizin %85 ihtimalle SLA limitleri içerisinde biteceğini hemen söyleyebiliriz.

Bilinen — bilinenler — SLA sınırları dahilinde

Örnek Senaryo -2 — Bilinen bilinenler ama SLA sınırlarının dışında kalırsa ne yapacağız

Diyelim ki ilk senaryoya göre daha fazla adım olan bir gereksinimimiz var. Önemli olan bu adımların çokluğu değil, bilinip bilinmemesidir.

Bilinen — bilinenenler- SLA sınırlarının dışı

Eğer gelen iş bilinen — bilinenler kümesi içerisinde ama öngörüye (forecasting) göre SLA sınırlarının dışında kalacak gibiyse, müşterimiz ile aşağıdaki opsiyonları konuşabiliriz.

  1. Bu işin hedeflenen son tarih veya SLA ‘ın sınırları içerisinde olamayacağını, eğer bu durum onun için uygunsa ancak o zaman bu işi kabul edebileceğinizi söyleyebiliriz.
  2. Sonradan kötü olmaktansa, baştan kötü olmak daha iyidir prensibinden yola çıkarak bu işi baştan reddebiliriz.
  3. Müşteriye işi bölmesini teklif edebiliriz.

Örnek Senaryo -3 — Bilinen — bilinmeyenler veya bilinmeyen bilinmeyenler

Diyelim ki öyle bir istek geldi ki, içerisinde bilinmeyen adımlar var. Diğer bir ifadeyle bilgi eşik seviyemizin sınırlı olduğu bir işle karşı karşıya kalalım.

Bilinen — BilinMeyenler veya BilinMeyen biliMeyenler

Bilgi eşik seviyesi düşük olduğu halde işin belli bir bitiş tarihi varsa o zaman organizasyon içerisinde olağanüstü hal ilan etmek ve kaynakları olabildiğince bu işin üzerine aktarmakta fayda vardır.

Kanban tahtasını doldurma (replenishment) ritminiz her ne ise — ör : haftalık — bu ritim de bilinmez engeller üzerinde yapılan çalışmaların / deneylerin sonuçları muhatapları ile paylaşarak ilerleme şeffaf bir şekilde gösterilmelidir. Şunu hatırlatmak isterim en büyük geri dönüş kazancı — Bilinen — BilinMeyenler veya BilinMeyen bilinMeyenler tipi işlerin sonucunda elde edilir. Bilinmezlik varsa fırsat da vardır. Bu tür fırsatları iyi değerlendirmeniz dileğiyle.

Originally published at https://agilekanban.istanbul on June 24, 2019.