Köfteci Yusuf — Agile Kanban Istanbul

7 January 2019

Köfteci Yusuf’un uzun süredir müşterisiyim ve yaklaşık 1 senedir yakınen izliyorum. Köfteci Yusuf’ta farklı birşeyler var. Köftesinin tadı, hızı, servisi değil, daha farklı bir şeyler. Bu farklılığın adını Köfteci Yusuf’un mağaza müdürüyle konuşunca daha iyi anlıyorum. Köfteci Yusuf’un bu kadar büyümesinin arkadasında yatan ana sebeplerin bir tanesinin; yalın prensipleri kullanmasına borçlu olduğunu öğreniyorum.

Detaylara beraber bakalım :

1 — Tek parça akışı (one-piece-flow) : Köfteci Yusuf’ta tek parça akış (one-piece-flow) sistemi uygulanıyor. Örneğin bir garson sizden bir sipariş aldıktan sonra bu siparişi taşıyıcıya iletiyor. Taşıyıcı ızgara bölümüne gidiyor ve köfteler çıkana kadar bekliyor. 10 masadan siparişleri alayım, topluca (yığın — batch) bunları ızgara bölümüne vereyim yaklaşımı yok. Sonuç hızlı, kaliteli ve daha da önemlisi yüksek talebin karşılanması.

Toyota Production sisteminin kalbini oluşturan tek parça akışı (one-piece-flow) kalite için çok önemlidir çünkü yığın (batch) yapılan işlerde problemlerin kök sebeplerini bulmak çok zordur.

Kanban Methodu kendisini en çevik yöntem (most agile veya 2nd generation agile) olarak anlandırırken bu noktaya parmak basar. İş listesinden 2 haftalık iş almak yerine, olabildiğince kısa sürelerde (örneğin her gün) iş bittikçe yeni işlerin çekilmesinin daha sağlıklı olduğunu ifade eder.

Tek parça akışına iyi bir örnek — Sipariş bitmesi bekleyen taşıyıcılar.

2 SLA (Service Level Agreement): Tarifi en basit ama uygulaması en zor olan kurallardan bir tanesidir. Türkçesi : Servis verenle alan arasında ki bir anlaşmadır. Nedir bu anlaşma? Elbette bir sürü kriter olabilir ama en önemli kriterlerden biri; işin teslim süredir (Lead Time). Yani köfteyi ne zaman getireceksin sorusunun yanıtını en az eforla vermek çok önemlidir.

4 farklı Köfteci Yusuf mağazasında 9 ayrı ölçüm gerçekleştirdim ve hiç biri 5 dakikayı geçmedi. Bir başka deyişle masaya oturduğum andan itibaren 5 dk içerisinde köfteler geldi.

Kanban Metodu SLA ve SLE (Service Level Expectation) kavramlarına çok vurgu yapar. Bunun iki sebebi vardır. 1 — Müşteri memnuniyeti 2 — Tahminleme (estimation) yapmaktan kurtulmak. SLA uygulamak organizasyonel olgunluk seviyesi gerektirir [1].

3 — WIP (Work In progress) : WIP kavramının Türkçesi : Aynı anda yapılan işin kısıtlanması anlamına gelmektedir. Köfteci Yusuf’ta her bir garsonun sorumlu olduğu bir bölgesi var. Gerçi her restaurant için bu geçerlidir ve fakat Köfteci Yusuf’ta bir garson başına düşen masa sayısı ortalamanın aşağısındadır. WIP limitlerin aşağıda olması verilen hizmetin hızını ve kalitesini doğrudan etkilemektedir.

Little’s Law tekrardan hatırlayalım L = λ .W .

L = Bir garsonun sorumlu olduğu masaların sayısı ,

λ = 1 garsonun 1 günde baktığı müşteri sayısı,

W = Siparişin gelme süresi.

Eğer L’nin limitini artırırsak, otomatik olak W de artacaktır. W ‘nin artması müşterilerin hiç hoşuna gitmeyecektir.

Little’ın kuralı — Kuyruk teorisi [2]

4 — İş tipleri (Work Item Type) : İş tipleri en iyi Starbucks üzerinden anlatabilir. Starbucks’da çalışan bir baristanın (kahve barmeni) aşağıdaki iş tiplerini gerçekleştirir (kabaca). 1 — Kahve siparişlerini alır (kasada durur), 2- Farklı kahve çeşitlerini hazırlar, 3 — Çöpleri döker ve 4 — Tuvalet ve pas pas işlerini yapar. Bu noktada 1 servis (starnbucks şubesi) 4 farklı hizmet veriyor.

5 — Servisler : Servis odaklı yaklaşım olgun organizasyonların başarabileceği bir konudur [1]. Örneğin Köfteci Yusuf içerisinde çay servisi ayrı bir birim tarafından yapılır. O birim çay işinden başka bir iş ile ilgilenmez. Çay dağıtma işi garsonlar için ayrı bir iş tipi (work Item Type) değildir. Aynı şekilde ızgaran servisi, paçanga böreği servisi, salata servisi ve tatlı servisleri mevcuttur. Yazılım dünyasında microservislere karşılık gelen bir durum söz konusudur.

Servis odaklı yaklaşım başarının anahtarıdır.

6- Bilet tasarımı : Sadece Post-It lerin üzerinde işin elektronik numarasını yazmak her takımın çevikleşme sürecinde yaptığı bir harekettir.

Elektonik #id ve Post-It lerin kullanımı

İlerleyen zamanlarda Post-It kullanmak yerine organizasyonun kendisine has Kanban biletleri tasarlamasının büyük faydaları olduğuna şahit oldum. Özellikle kontrol listesi (checklist) yaklaşımıyla önemli olan adımların atlan[ma]ması için Kanban metoduyla birlikte kontrol listesi yaklaşımını öneriyorum. Kontrol listesi odaklı Kanban bilet tasarımını buradan indirip, A4 kağıdına basıp makasla 4 bilet elde edebilirsiniz.

Kontrol listesi odaklı Kanban bileti

Önemli adımların sadece elektronik sistemler üzerinde takip edilmesi her zaman çok sağlıklı ol[ma]yabilir. Fiziksel kağıtlar üzerinde işlerin kontrol amaçlı yazılmasını, önemli adımların atlamaması adına çok hayati buluyorum.

Bu yazımda Köfteci Yusuf Kanban metodu kullanıyor bu yüzden başarılı demiyorum -ki bunu söylemek yanlış olur. Köfteci Yusuf’un kendisine has problemlere yalın prensipleri kullanarak özel çözümler bulduğunu anlatmaya çalıştım.

Benzer şekilde Microsoft, BBC ve Toyota gibi devlerde kendilerine has problemleri yalın prensipleri kullanarak çözmeye ve kendilerini her geçen gün geliştirmeye gayret ediyorlar. Kanban metodu sadece bir araç, önemli olan kendimize has problemlerimizi (fırsatları) ortaya koymak ve sonra yalın prensipler doğrultusunda kendimize özel çözümler üretmektir.

Bu prensipler sektör bağımsız prensiplerdir. Araba üretimi, hastane yönetimi, köfteci, yazılım geliştirime fark etmez. Her bir sektörün bu prensipleri uygulama şekli farklı olabilir ama nihai hedef aynıdır : Müşteri memnuniyeti.

Kaynaklar :

1 — Kanban Maturity Model (KMM)

2 — Little’s Law — https://en.wikipedia.org/wiki/Little%27s_law

Originally published at agilekanban.istanbul on January 7, 2019.