Efektif çalışmaya ait basit pratikler
Bu yazının amacı, etkili çalışma ve işlerin izlenmesi konularında kazandığım deneyimleri sizlerle paylaşmaktır. Etkili çalışma kavramı, işleri kısa sürede yüksek kalitede tamamlamayı ifade eder. Bu yazıda, etkili çalışmanın ne anlama geldiğini anlatırken, aynı zamanda üşengeçliği aşmanın ve daha verimli olmanın ne kadar önemli olduğunu vurgulamak istiyorum.
Etkili bir şekilde çalışabilmek için, süreçler ve standartlar belirli bir asgari seviyede net olmalıdır. Bu süreçler ve standartlar, herkesin iş yapış biçimine uygun olarak farklılık gösterebilir, ancak belirli bir yapıya sahip olmalıdır. Aşağıda örnek bir efektif çalışma akışı bulunmaktadır.
İlk Adım: Yakalanan Fikirler — İlk ve en temel adım, aklınıza gelen herhangi bir fikri güvendiğiniz bir platformda hemen kaydetmektir. Bu, stres, unutkanlık veya kaçırma gibi istenmeyen etkileri önlemenin en etkili yoludur. Güvendiğiniz bir platform, bir not defteri, Apple Notes veya Microsoft OneNote gibi uygulamalar olabilir. Hatta bazen hareket halindeyken sesli notlar alarak değerli fikirlerinizi kaybetmeyin.
Beyin, fikirleri saklamak için bir depo değil, onları hayata geçirmede kullanabileceğiniz bir motor gibidir. Veri depolama işlerini beyin üzerinde yorarak değil, bunun yerine depolama mekanizmalarını kullanarak yapmalısınız. En basit mekanizmalardan biri kağıt defteridir.
Örneğin, Apple Notes uygulamasında aklıma gelen her şeyi yakaladım. Bunların bazıları çöp olacakken, bazıları ise kritik olabilir. Aşağıdaki örnekte “Notes” klasöründe anlık olarak 32 adet yakalanan fikir bulunuyor.
İkinci adım: Yakaladığınız bu fikirleri netleştirin. “Netleştirmek” deyimiyle, yakalanan fikirlerin genellikle oldukça ham olduğunu kastediyorum. Örneğin, “annemin doğum günü” olarak kaydedilen ifade size hangi durumu ifade etmektedir? Bu ham ifadeler, beyninizi mutlu etmez; hatta üşengeçlik hali sizi hemen kaplayabilir. Bu nedenle, ham düşünceleri netleştirmek oldukça önemlidir.
Şimdi, “annemin doğum günü” yakalanan düşüncesini nasıl netleştirebileceğimize birkaç soru sorarak bakalım.
Soru 1: “Annemin doğum günü” ifadesiyle hangi etkiyi amaçlıyorum? Cevap: Yaklaşan annemin doğum günü vesilesiyle ailemiz bir araya gelecek ve keyifli bir akşam geçireceğiz.
Soru 2: Bu amaçlanan etkiyi (yani keyifli aile içi doğum günü organizasyonunu) gerçekleştirmek için ilk hangi planı yapabilirim?
Cevap: Kız kardeşimi arayarak bu konuda bir beyin fırtınası yapmayı planlayabilirim.
Soru 3: Bu planı hemen şimdi 2 dakika içinde yapabilir miyim?
Cevap: Sanırım hayır. Eğer cevap evet olsaydı hemen bu planı uygulamak en iyi karar olurdu.
Eğer bu planı gerçekleştirmeyi unuturum diye korkarsanız o zaman Reminders uygulaması bu planı kendinize hatırlatabilirsiniz.
Harika, işte bu sayede yapmanız gereken görevinizi netleştirmiş oldunuz. Bu sorular, yakaladığınız düşünceye göre değişebilir, ancak asıl fikri anladığınızı umuyorum. Ham fikir artık net bir plana dönüştü ve beyniniz için daha cazip ve yapılabilir hale geldi.
Kırılım anı
Bir yakalanan fikri netleştirmek ve ilerletmek son derece kritik bir adımdır. Bu ilerlemenin yönü, netleştirilen fikre göre çeşitlilik gösterebilir.
Örnek olarak, “annemin doğum günü” fikrini yakalayıp netleştirdik ve artık bir planımız var. Bu planı şimdi “TODO” (Yapılacaklar) klasörüne taşıyabiliriz çünkü gerçekleştirmeye hazır net bir plan var. Ancak her fikir, bu tür bir eylem planı gerektirmez.
Bazı fikirler netleştikten sonra bile hemen uygulanmak istenmeyebilir çünkü bu netleşen fikri gerçekleştirmek için yeterli enerji olmayabilir veya uygun zaman olmayabilir. Bu durumda netleşen fikirleri “Belki sonra” kategorisine kaydedebiliriz.
Ayrıca, bazı netleşen fikirler üzerinde yavaş ve ayrıntılı araştırmalar yapılması gerekebilir. Bu tür durumlarda netleşen fikirleri “Kuluçka” kategorisine yerleştirebiliriz.
Bazı yakalanan fikirler ise netleştiklerinde sadece bilgi amaçlı olduklarını fark edebiliriz. Örneğin, bir cihazın kullanım talimatı veya tarihi bir bölgeye ait bilgi kaynakları gibi. Bu tür referanslar istenildiğinde erişilebilir olmalıdır. Etkili bir çalışma düzeni oluşturmak, sağlam bir arşivleme mekanizması gerektirir.
Söz verme noktası
Yakalanan bir fikir netleşti ve “TODO” listesine eklendi. Şimdi gerçekleştirmeyi bekleyen bir veya birden fazla plan var, ancak bu planlar kesin olarak gerçekleştirilmeye söz verildi mi? Yoksa yapılan planlar, diğer planlar gibi unutulup gidecek mi? İşte bu aşamada, size “söz verme noktası” kavramını tanıtmak istiyorum. Söz verme noktası, Kanban yöntemi tarafından kullanılan bir mekanizmadır. Bu blog yazısında, Kanban yönteminin ayrıntılarına girmeyeceğim; ancak oradaki pratikleri anlatmaya çalışacağım.
Söz verme noktasını anlamak için önceki adımları, bir Kanban tahtası üzerinden görselleştirmek faydalı olabilir.
Hedef, yakalanan düşüncelerin etkili bir şekilde soldan sağa doğru akışını sağlamaktır. Yakalanan ve netleşen fikirler üzerinde kesin olarak çalışmaya söz vermek önemlidir. Eğer bir söz verildiyse, bu görevleri “DOING” aşamasına taşıyabiliriz. “DOING” aşamasına taşınan bir görev, kolayca unutulmamalı ve tüm dikkat bu aşamadaki işlere yönlendirilmelidir.
Görselleştirme, işin merkezindedir. Yukarıda bahsedilen tahta yöntemi gibi bir görselleştirme tasarlayabilir veya benim yaptığım gibi Notes gibi bir uygulama üzerinden aynı mantığı uygulayabilirsiniz. Her iki yöntem de aynı sonuca ulaşmanızı sağlar.
Yukarıdaki örnekte, etkili çalışma sistemi kapsamında “DOING” aşamasında 13 planlanmış ve ilerleyen görev bulunmaktadır. En önemli noktalardan biri, yapılacak görevlere sınır getirmektir. Örneğin, “DOING” aşamasında 100 görev bulunması durumunda, bu durum görev boğulması sendromu yaşatabilir. Çünkü aynı anda yapılan işlere sınır getirmek, akışkanlığı artıran bir pratiktir.
Başlatmayı durdur, bitirmeye başla — Kanban metodunun mottosu
“DOING” aşamasındaki işler “DONE” bölümüne taşındığında, yani görev tamamlandığında, “DOING” / “Belki Sonra” / “Kuluçka” alanından, duruma ve koşullara uygun görevler seçilip “DOING” aşamasına çekilebilir. Burada kritik olan, çekme sisteminin kullanımıdır.
Şunu unutmamak gerekir, “DOING” alanına taşınan her iş bir borç, “DONE” aşamasına taşınan her iş ise kazanılan bir para gibidir.
Haritalama
Notes uygulamasının klasör yapısıyla ile efektif çalışam akışı arasında sıkı bir bağ vardır. Bu noktada kesin olarak Notes uygulamasını kullanmak zorunda olmadığınızı hatırlatmak isterim. Herhangi bir uygulama hatta defter ve kalem bile olabilir.
Geri bildirim döngüleri kurun
Her efektif çalışma sisteminizi haftada bir gözden geçirip, mevcut durum ile senkron etmezsiniz, eğer böyle yapılmazsa efektif çalışma sistemi çöker. Beyniniz bu sisteme güvenmez ve yine her fikri akılda tutma işkencesine geri dönülebilir. Haftada en az 1 saat, efektif çalışma sistemini aynı bir bahçıvan gibi bakmanız lazım. Örneğin “DOING” içerisinde atıl bir iş görev var mı? Varsa bu işi çöpe atın.
Efektif çalışmaya ait basit pratikler kısmını sizlere kısaca anlatamaya çalıştım. Bu yönetimi uygulayıp geri bildirimlerinizi yorum olarak yorum kısmına eklemeniz beni çok mutlu edecektir.
