Devam Eden İşleri Sınırla
Kanban metodunun en popüler mottosu şudur: “Başlatmayı durdur, bitirmeye başla.” Yeni başlanan her iş, sistem için bir yüktür. Bitirilen her iş ise sistem açısından kazançtır. Olaya organizasyon açısından bakılırsa, yeni işlerin atandığı her bir çalışan organizasyon için bir masraf kapısıdır. Diğer yandan, bitirilen her iş organizasyon için artı bir değer oluşturur.
Kanban metodu sadece bir çekme sistemi değildir; devam eden işleri sınırlayarak çekme sistemi sunar. Bunun doğal sonucu olarak, iş teslim süreleri hızlanır ve kalite artar. Yanlış okumadınız; ne kadar az işe başlanırsa, işler o kadar hızlı akar ve biter.
Sistem içerisinde yapılan işlere sınır getirmek; sistemin sürdürülebilir, öngörülebilir, kalite ve işin ekonomik boyutları açısından son derece önemlidir. Şekil 01'de Kanban sisteminin toplam kapasitesi on iki olarak belirlenmiştir. Diğer bir deyişle, aynı anda on ikiden fazla iş üzerinde çalışılmamaktadır. Peki bu kapasite neye göre belirlenir? Bu sorunun cevabı diğer bir soruda gizlidir.
Takım olarak eş zamanlı kaç iş üzerinde çalışabilirsiniz? Örneğin altı çalışanı olan bir organizasyon düşünelim. Herkesin eş zamanlı olarak azami iki iş ile meşgul olduğu varsayılırsa, toplam kapasite on iki olarak belirlenebilir. Sistem içerisindeki işlerin sayısı artırılırsa, iş teslim süreleri de artacaktır. İş teslim süresinin artmasının müşteri memnuniyetini olumsuz etkileyecek bir faktör olduğunu unutmamak gerekir.
Koordinasyon yükünün ekonomisi
Devam eden iş sayısının fazlalığı koordinasyon yükünü artırır. Her organizasyon, iş yükünün artmasıyla ortaya çıkan koordinasyon yükünü hisseder ama gerçekte bu yükün nelere mal olduğunu göremeyebilir.
Farz edelim, bir departmanın yıllık gideri 10 Milyon TL olsun. Bu giderler dört ana kategoride açıklanabilir.
1. Koordinasyon Maliyeti : İş miktarına bağlı olarak işleri koordine etmek için harcanan eforu temsil etmektedir. Uzun ve gereğinden fazla yapılan toplantılar koordinasyona örnek gösterilebilir.
2. İşlem Maliyeti: Bir işe başlarken ihtiyaç duyulan bilgi veya donanım, işlem maliyeti kategorisine girer. Aynı şekilde, iş bittiğinde müşteriye eğitim verilmesi de işlem maliyetine örnek olarak gösterilebilir.
3. Değer Katmayan İşler: Üretilen defolu mallar, yanlış gereksinimden dolayı kullanılamayan yazılımlar gibi israf kategorisine giren tüm işler bu kategoriye girebilir.
4. Değer Katan İşler: Doğru işi yapabilmek için harcanan zaman, yapılan doğru yatırımlar ve harcanan ücretler gibi işler bu kategoriye girebilir.
Bu organizasyon, aktif olarak devam eden işleri yarı yarıya indirirse; koordinasyon yükünü de yarıya yarıya indirmiş olur. Diğer bir ifadeyle %20’den %10 iner. Bu durumda:
Kanban metodunun işaret ettiği, sadece devam eden işleri sınırla pratiğinin uygulanması sonucu;
ortalama bir yıl içerisinde 1.250.000 TL bir tasarruf sağlanabilir. Eskilerin dediği gibi: “işten artmaz dişten artar.”
